LegalSign: juridische en biometrische elektronische handtekening in Odoo

Bij het sluiten van contracten, geheimhoudingsovereenkomsten of geïnformeerde toestemmingen (bijvoorbeeld in de medische sector) is rechtszekerheid niet onderhandelbaar. Zoals José Ramón Serrano, manager bij DataAnalisis Consultores, uitlegt, kent de native ondertekeningstool van Odoo (zowel in de Community- als in de Enterprise-versie) echter bepaalde beperkingen. Het ontbreekt hem er vooral aan dat hij de ondertekenaar niet ondubbelzinnig kan identificeren en niet aan de hand van robuust bewijsmateriaal kan garanderen dat het document na ondertekening niet is gewijzigd.

Om deze kloof te dichten is LegalSign ontstaan, een krachtige integratie die is ontwikkeld voor Odoo en die het ondertekenen van documenten tilt naar het niveau van de geavanceerde elektronische handtekening, en voor 100% voldoet aan de veeleisende Europese eIDAS-verordening.

Twee varianten die bij elk bedrijf passen LegalSign steunt op betrouwbare topaanbieders (zoals VIDsigner van Namirial) en biedt twee hoofdwerkstromen:

• Ondertekening op afstand: Ideaal om contracten te sturen naar klanten die zich waar ook ter wereld bevinden, waarbij bewijsmateriaal over hun apparaat, IP-adres en locatie wordt verzameld.

• Biometrische handtekening: Ontworpen voor omgevingen met fysiek contact (zoals loketten voor klantenservice of klinieken). Hiermee kunt u het document vanuit Odoo rechtstreeks naar een specifieke tablet in de ruimte sturen, waar de klant ondertekent met een biometrische pen (stylus).

Een transparante en geautomatiseerde use case In de recente demonstratie van DataAnalisis Consultores is te zien hoe soepel het systeem werkt. Vanuit de gebruikelijke sjabloneninterface van Odoo selecteert de gebruiker het handtekeningveld, kiest de optie "Biometrische handtekening" en verstuurt het verzoek naar een specifiek apparaat (bijvoorbeeld een Lenovo-tablet bij de receptie).

Zodra de klant het pdf-bestand op de tablet leest en ondertekent, ontvangt Odoo automatisch niet alleen het ondertekende document, maar ook het kroonjuweel van deze ontwikkeling: het bewijsdocument. Deze bijgevoegde pdf bevat het volledige auditspoor: cryptografische hashes, model van de tablet en de pen, versie van het besturingssysteem en de versleutelde biometrische gegevens van de handtekening (zoals de snelheid en de druk van de pennenstreek), zodat elk ondertekend document volledig verdedigbaar is voor de rechter.

Groot webinar in september Wilt u van dichtbij ontdekken hoe LegalSign het document- en juridisch beheer van uw bedrijf kan transformeren met Odoo? Dan nodigen wij u uit voor het uitgebreide webinar dat wij in september organiseren in samenwerking met Contaldia.

Houd onze volgende berichten in de gaten om uw plaats te verzekeren voor dit onmisbare online evenement voor gebruikers en integrators van Odoo.